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INTRANET MITARBEITER

HELP -DSGVO MITARBEITERINFO 

INTERNE ANWEISUNG DATENSCHUTZ

Version 1.1 / 01112019

 

 

EINLEITUNG

 

Mit Datum 25.05.2018 trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Europa vollständig in Kraft. Sie soll personenbezogene Daten besser schützen. Dies hat Auswirkung auf Daten die wir erheben und speichern und entsprechende Tools die wir dazu nutzen.

 

Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert folgende Regeln zu beachten und durch Unterschrift zu bestätigen.

 

 

DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

 

Als Datenschutzbeauftragter haben wir Rainer Moldzio für die FAIRMAR CONSULTING GmbH und alle angeschlossenen Services benannt.

 

Alle Fragen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit können direkt an ihn adressiert werden.

Email: datenschutz@fairmar.com

 

 

REGELN FÜR MOBILTELEFONE & TABLETS

 

Diese Regeln gelten für alle von FAIRMAR den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Mobiltelefone und Tablets:

 

Kommunikation mit Messenger Apps

  • Alle Gruppenchats von FAIRMAR werden entweder in der App SLACK oder mit der NACHRICHTEN App (iphone) des Smartphones verschickt, sollte jemand ein Android Handy benutzen erhält er die Nachricht als SMS, iPhones erhalten die Nachricht als iMessage.

  • Whatsapp & WeChat können privat genutzt werden, sofern kein Link zum Adressbuch besteht. Der Link ist bei EINSTELLUNGEN - DATENSCHUTZ zu deaktivieren.

  • Andere Messenger Programme wie z.B. Facebook Messenger oder Threema dürfen nur nach Zustimmung mit dem Datenschutzbeauftragten benutzt werden, der Link zum Adressbuch darf nicht bestehen.

  • Dies gilt für alle Geschäftskonversationen.

 

Nutzung von Apps mit Verknüpfung zum Adressbuch

  • Alle Apps (z.B. Facebook, Instagram, XING, LinkedIN) dürfen ebenfalls nicht auf das Adressbuch zurückgreifen, im Zweifel bitte den Datenschutzbeauftragten kontaktieren

  • Der Link des Adressbuchs mit einer automatischen Synchronisation von LinkedIn darf nicht bestehen.

 

Speicherung von persönlichen Daten im Adressbuch

  •  
  • Daten die im persönlichen Adressbuch gespeichert werden sollten sich auf das nötigste beschränken (Name, Firma, Telefonnummern, E-Mail).

 

REGELN FÜR WORKSTATIONS & LAPTOPS

 

Diese Regeln gelten für alle von FAIRMAR den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Workstations & Laptops:

 

Dokumentenablage

  • Für die Dokumentenablage soll ausschließlich das Cloud Drive von Starto HiDRIVE verwendet werden. Das lokale Drive oder iCloud sollte nur als Zwischenablage genutzt werden. Die Geschäftsdokumente müssen dann zeitnah auf das HiDrive übertragen werden. Hierzu gibt es for mobile Geräte Apps; bei Workstations empfiehlt sich das Drag-and-Drop Verfahren über den Browser.

 

CRM

  • Wir benutzen das Tool ZENKIT um geschäftsrelevante Daten zu speichern. Der Zugang zu diesem System ist begrenzt auf Mitarbeiter die dieses System hauptsächlich benutzen dürfen. Massendownloads von Daten oder Erstellung von grösseren Listen bedürfen der Genehmigung des Datenschutzbeauftragten.

 

 

Finanzdaten

  • Zur Erstellung unserer Rechnungen und für unsere Finanz Controlling wird von uns LEXOFFICE eingesetzt. Auf dieses System haben auch nur relevante Mitarbeiter Zugriff. 

  • Alle CRM relevanten Daten sollen nur in ZENKIT erfasst werden.

 

VERLUST EINES FIRMENGERÄTS

 

Sollte ein Firmengerät verloren gehen oder gestohlen worden sein ist umgehend der Datenschutzbeauftragte zu informieren.