Das vergangene Jahr 2020 hat während der Corona-Krise unter unzähligen Auflagen und Hygienekonzepten vieles geändert - vor allem in der Digitalisierung der Arbeitswelt.
Rückblickend zeigt sich, dass die Digitalisierung im vergangenen Jahr ein nützliches Werkzeug war und aktuell immer noch ist. Sehr wahrscheinlich wird sie dies nach der Krise auch noch bleiben. Es zeigt sich ausserdem, dass in dieser schwierigen Zeit, dank der Digitalisierung zusätzlich vieles aufgefangen werden konnte.
Trotz allem verändert die digitale Transformation vermehrt den Arbeitsalltag - in vielerlei Perspektiven. Mitarbeiter bekommen firmeneigene Laptops oder portables W-LAN, um sich von zu Hause problemlos ins Internet einwählen zu können. Auch Meetings im Büro sind seltener geworden. Noch vor dem Beginn der Pandemie wurde gefragt wer eigentlich im Home-Office arbeitet, ist nun das Home-Office gekommen um zu bleiben und wird wohl zum Alltag langfristig dazugehören.
Die Digitalisierung wandelt Gesellschaft und Wirtschaft gleichermaßen in einem zunehmend rasanten Tempo. Dies bringt nicht nur mit sich, dass Firmen sich Gedanken über IT-Infrastruktur machen müssen, routinierte Arbeitsabläufe aktualisieren, sondern hat auch Auswirkungen auf Strukturen in Führungsmodellen die neu überdacht werden sollten. Dies hat zugleich Auswirkungen auf den Kulturwandel im Betrieb. Dies alles erfordert aber auch Kompetenzen, um in dem rasanten Wandel im letzten Jahr offen für Agilität in der Unternehmensführung zu sein.
Welche Dinge sollten dabei im Blick behalten werden?
Loslassen statt Kontrolle aufbauen
Vergleicht man die Situation heute und hält sich noch die strikte Trennung von Arbeit und Freizeit von vor einem Jahr vor Augen, dann sind die Grenzen jetzt fließend. Die räumliche und zeitliche Trennung sind jetzt aufgelöst und mehr Flexibilität ist für beide Seiten zwingend erforderlich. Durch das Home-Office wird eine freie Zeiteinteilung von Arbeit ermöglicht und dadurch steigt aber zudem auch die Eigenverantwortung von jedem Einzelnen. Dies kann durchaus gewinnbringend sein, da durch die Eigenverantwortung des Teams die Effektivität der Arbeit gesteigert wird.
Für den Vorgesetzten bedeutet dies aber häufig Kontrolle abzugeben, das Team loszulassen und selbstständig arbeiten zu lassen. Trotz allem ist hier auf jeden Fall Vorsicht geboten. Beide Seiten brauchen bestimmte Spielregeln um in der neuen hybriden Arbeitswelt zurecht zu kommen.
Strukturen und Regeln sowohl für Meetings als auch für flexible Arbeitsräume und -zeiten
Wenn es bei den Arbeitszeiten keine klaren Regulierungen gibt, dann kann es gut vorkommen, dass Mitarbeiter beispielsweise Nachts arbeiten oder die Arbeitsauslastung zwischen Mitarbeitern im Team nicht mehr stimmt.
Das kann schnell unübersichtlich werden. Um hier für jede Seite Klarheit zu schaffen und um einigermaßen geregelte Arbeitszeiten zu gewährleisten gibt es einige nützliche Tools, wie Regeltimer, Statusmeetings und weitere Kollaborationstools.
Wichtig ist dabei aber auch, dass die Anwesenheit und deren Kontrolle dabei gänzlich in den Hintergrund rückt und die Arbeitsergebnisse dafür wichtiger Bestandteil des Prozess sind. Vorgesetzte sollten dies auf jeden Fall im Auge behalten, allerdings dabei auch mehr Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben.
Doch sollten nicht nur Arbeitszeiten strukturiert und geregelt werden. Auch Meetings müssen in ihrer Vorgehensweise im Vergleich zu analogen Formaten einem Relaunch unterzogen werden. Auch virtuelle Meetings müssen wie in analoger Version zuvor strukturiert werden, doch ein wesentlicher Unterschied besteht in den fehlenden Kaffeepausen oder Wechsel der Räumlichkeiten zwischen den einzelnen Meetings. Das geht im virtuellen Format komplett verloren, bei Beginn eines Meetings wird direkt mit den Agendapunkten losgelegt ohne viel Small-Talk.
Die kurzen Einheiten oder Pausen dienen sonst eigentlich zum Verschnaufen oder es werden wichtige Informationen auf informeller Ebene ausgetauscht. Für den Vorgesetzten kann dies ebenso wichtig sein, da er die Atmosphäre des Teams selbst besser spüren und messen kann.
Eine mögliche Lösung wäre die Online-Meetings von 60 Minuten auf 50 zu reduzieren, dann bleibt dem Team zwischen den Meetings Zeit zum durchatmen. Spielerische Elemente wie virtuelle Kaffee- und Zigarettenpausen lassen sich ebenso gut einbauen. Stimmungen, Meinungen und Erwartung des Teams lassen sich ganz einfach über Surveys oder klassisch per Chat-Umfrage abfragen.
Es gibt also noch eine Menge bei der Umstellung von analoger zu digital unterstützter Arbeit zu bedenken.